Lokalne baze podataka su baze podataka biblioteka. Međusobno su povezane preko uzajamne bibliografsko-kataloške baze podataka COBIB.SR koja sadrži bibliografske podatke i podatke o fondu iz svih lokalnih baza podataka.

Unos podataka o bibliografskim jedinicama vrši se u lokalnim bazama podataka biblioteka koje su uključene u sistem COBISS.SR. Istovremeno sa unosom u lokalnu bazu podataka ažurira se i uzajamna baza podataka COBIB.SR. Lokalne baze podataka same po sebi su celina (tj. katalog biblioteke), a u odnosu na uzajamnu bazu podataka, one su njeni segmenti. Za istu jedinicu bibliotečke građe u lokalnoj i u uzajamnoj bazi podataka formira se samo jedan zapis koji je zatim, preko uzajamne baze podataka, dostupan svim bibliotekama u sistemu COBISS.SR.

COBISS/OPAC omogućuje online pristup lokalnim bazama podataka i COBIB-u. Stoga, prilikom pretraživanja određene građe, možete da izaberete COBIB.SR ako želite da pretražujete po svim  srpskim bibliotekama istovremeno, ili jednu od lokalnih baza podataka ako želite da pretražujete po katalogu određene biblioteke (npr. Gradska biblioteka Vršac):

• pretraživanje u uzajamnoj bazi podataka COBIB.SR:
  Nakon izbora pogotka, na ekranu se ispišu bibliografski podaci o izabranoj građi, a na kraju spisak biblioteka koje u svom katalogu (lokalnoj bazi podataka) poseduju izabranu građu. Program omogućuje i privremeni prelazak u određenu lokalnu bazu podataka za koju se ispiše broj raspoloživih primeraka te podatak o tome da li je građa slobodna ili pozajmljena (ako je u biblioteci pozajmica automatizovana programskom opremom COBISS/Pozajmica).
• pretraživanje u lokalnoj bazi podataka:
  Nakon izbora pogotka, na ekranu se ispišu bibliografski podaci o izabranoj građi, a na kraju podaci o fondu (broj primeraka i podatak o tome da li je građa slobodna ili pozajmljena, ako je u biblioteci pozajmica automatizovana programskom opremom COBISS/Pozajmica). I u ovom slučaju program omogućuje privremeni prelazak u druge lokalne baze podataka koje poseduju izabranu građu i za koje se ispišu podaci o fondu.

Bibliografski podaci su osnovni podaci o građi: npr. ime autora, naslov knjige odnosno članka, godina i mesto izdavanja i sl.:

• detaljni
• zbirni

Detaljni podaci o fondu evidentiraju se u lokalnoj bazi podataka biblioteke, npr. signatura knjige, inventarski broj, status pozajmice. Podatku pristupamo dok smo priključeni u lokalnu bazu podataka. Zbirni podaci o fondu vode se na nivou uzajamne baze podataka, i to na osnovu detaljnih podataka iz lokalnih baza podataka. Primer je broj primeraka za pozajmicu, svih primeraka, naručenih primeraka.

Teškoća se može otkloniti odgovarajućom instalacijom web brauzera Microsoft Internet Explorer ili Mozilla Firefox. Budući da možemo da biramo između srpske i engleske verzije ta dva brauzera, navodimo mogućnosti na oba jezika (mogućnosti na engleskom navedene su u zagradama).

• Instalacija Microsoft Internet Explorera:
  
  
  1. U redu menija izaberete opciju Alati (Tools) i kliknete Internet opcije (Internet Options). Otvori se prozor s različitim instalacijama brauzera, u kojem izaberete jezičak Opšte (General) i za konfigurisanje istorije pretraživanja kliknete dugme Instalacije (Settings). Kada se otvori novi prozor, izaberete opciju Prilikom svake posete web strane (Every time I visit the webpage).
     
  2. U redu menija izaberete opciju Alati (Tools) i kliknete Internet opcije (Internet Options). Otvori se prozor s različitim instalacijama brauzera, u kojem izaberete jezičak Veze (Connections) i kliknete dugme Instalacije za LAN (LAN Settings). Kada se otvori novi prozor, kod proxy servera (Proxy server) isključite opciju Upotrebi proxy server za moj LAN (Use a proxy server for your LAN).
     
     
• Instalacija Mozilla Firefox:
  
  U redu menija izaberete opciju Alati (Tools) i kliknete Postavljanja (Options…). Otvori se prozor s različitim podešavanjima brauzera, u kojem izaberete jezičak Mrežne instalacije (Network) i za instalaciju konfiguracije brauzera, potrebnog za vezu do Interneta, kliknete dugme Postavljanja (Settings…). U novom prozoru izaberete prvu opciju (No proxy) za isključivanje upotrebe proxy servera.

Program, koji je dostupan na web stranici Bibliografije, omogućuje ispis personalnih bibliografija istraživača i stručnih saradnika na osnovu šifre istraživača koja je autoru dodeljena prilikom upisa u evidenciju istraživača u informacionom sistemu o istraživačkoj delatnosti u Srbiji (E-CRIS.SR), pod uslovom da su njihove bibliografske jedinice uključene u sistem COBISS.SR. Podaci o bibliografskim jedinicama ispisuju se iz uzajamne baze podataka COBIB.SR. Uslov da se pojedina jedinica iz baze podataka COBIB.SR pravilno uključi u personalnu bibliografiju jeste da zapis, osim osnovnih bibliografskih podataka (autor, naslov, godina izdavanja, izdavač ...), sadrži i šifru po tipologiji dokumenata/dela, šifru istraživača i još neke podatke.

Podatke u uzajamnu bibliografsku bazu podataka unose biblioteke koje su punopravne članice sistema COBISS.SR i imaju bibliotekare osposobljene za unos.

U načelu, imate mogućnost da sami izaberete biblioteku koja će brinuti o dopuni i redakciji vaše personalne bibliografije. Zapise za bibliografske jedinice obično unosi i rediguje biblioteka ustanove u kojoj je istraživač zaposlen. Ako ustanova nema biblioteku, predlažemo da izaberete biblioteku koja je specijalizovana za vašu oblast. Obratite im se i dogovorite se o redakciji vaših bibliografskih jedinica. Tamo ćete dobiti i precizna uputstva o tome šta je potrebno da im predložite kako bi oni mogli da dopune vašu personalnu bibliografiju.

Zapis o traženoj građi ne može se naći iz sledećih razloga:

• Bibliografski podaci za stariju građu obično su evidentirani samo u klasičnom (lisnom) katalogu biblioteke. Predlažemo da podatke proverite u klasičnom katalogu jedne od većih biblioteka, a za stručnu literaturu u katalogu biblioteke koja pokriva izabrano stručno područje.
• Ako posle pretraživanja u uzajamnoj bazi podataka COBIB.SR ne nađete traženu građu, preporučujemo da pretražite i lokalne baze većih biblioteka. U nekim lokalnim bazama, naime, još uvek postoji priličan broj lokalnih zapisa o građi koji u bazi COBIB.SR još ne postoje.
• Nijedna biblioteka, koja je uključena u sistem COBISS.SR, nema traženu publikaciju. Biblioteka unese zapis u bazu podataka COBIB.SR za pojedinu bibliografsku jedinicu na osnovu predloška, odnosno same građe. Prema tome, zapis za neku publikaciju mogu da unesu samo biblioteke koje tu publikaciju poseduju ili im je neko pozajmio na određeno vreme.
• Prilozi, koji su objavljeni u časopisima, novinama, zbornicima i sličnim publikacijama, obrađeni su prema određenim kriterijumima koji su u bibliotekama različiti. Dva najčešća kriterijuma jesu važnost tematike za određeno stručno područje i unos bibliografskih jedinica za kompletnost personalne bibliografije.

Do tih teškoća obično dolazi prilikom prebrzog izbora pojedinog pogotka tokom ispisivanja spiska pogodaka. To se obično događa ako korisnik pristupa COBISS-u preko sporih komunikacionih veza, odnosno kod većih preopterećenja COBISS-ovog servera. Korisnicima predlažemo da sačekaju da se spisak pogodaka ispiše do kraja i posle toga više neće biti teškoća prilikom ispisa zahtevanih pogodaka. U slučaju da se pomenuta poruka već ispisala, preporučujemo novo pretraživanje (ikona na vrhu strane odnosno link u dnu strane) i ponovni ispis pogodaka.

Prilikom korišćenja COBISS/OPAC-a ne savetujemo upotrebu tipke Back, jer uzastopna upotreba te tipke može dovesti do pogrešnih rezultata pretraživanja. Bolje je, dakle, upotrebiti ikone na vrhu strane, odnosno linka u dnu strane nakon čega neće dolaziti do teškoća prilikom upotrebe OPAC-a.

Ta se poruka obično javlja ako u polje za pretraživanje unesete neprikladan ili nedovršen pojam za pretraživanje (ako npr. u osnovnom ili izbornom načinu pretraživanja unesete samo znak * ili ako u komandnom načinu pretraživanja iza prefiksa za pretraživanje ništa ne upišete, npr. LA=).

U tom slučaju, potrebno je popraviti, odnosno dopuniti, pojam za pretraživanje. Pri tom se treba držati osnovnih pravila i smernica za pretraživanje koje možete da pročitate klikom na link Pomoć.

Svakog jutra u 3 sata aktivira se procedura za arhiviranje podataka. Tada se ne može pretraživati u uzajamnoj bazi podataka COBIB.SR i ne mogu se pripremati personalne bibliografije. Prekid traje najviše 3 minuta.

Grešku, na koju ste naišli u zapisu, otkloniće u biblioteci u kojoj su zapis kreirali. Ta biblioteka poseduje građu, a njeni su bibliotekari ovlašćeni za proveravanje adekvatnosti bibliografskog zapisa i eventualno ispravljanje greške. Predlažemo da pogrešan ispis ispišete u tzv. punom formatu. Na vrhu tako ispisanog zapisa naveden je akronim (skraćenica) biblioteke i ime kreatora. Preko ikone Baza podataka priključite se na lokalnu bazu podataka te biblioteke, a pomoću akronima koji je podvučen povežete se s bazom podataka COLIB, gde se nalaze i podaci o toj biblioteci (adrese, telefonski i drugi brojevi). Biblioteku možete da posetite na navedenoj adresi, nazovete telefonom ili pošaljete poruku elektronskom poštom te opišete grešku.

Ako se biblioteka na vaš zahtev ne odazove, pošaljite poruku na vbsurgent@vbs.sr. Vašu ćemo poruku dostaviti pomenutoj biblioteci.

U sistemu COBISS/OPAC možemo da pripremimo neposredan link do određene baze podataka definisanjem URL adrese. No mogući su i neposredni linkovi URL na neke funkcije u COBISS/OPAC-u (veza na željeno pretraživanje, veza na ispis određenog zapisa i veza na autorizaciju za pregled pozajmljene građe ili produženje roka pozajmice). Primeri.

Komandnu datoteku COBISS za terminalski emulator Reflection i uputstva za instalaciju možete naći na adresi http://vbshome.vbs.rs/sr/preporuka_za_opremu/C2_skripta.asp.

Grešku uzrokuje program Microsoft Office 2000 koji nije pravilno instaliran, odnosno nema upisanu licencu.

U tom slučaju potrebno je:

• program Reflection ukloniti (uninstall) s računara
• korektno završiti instalaciju programa Microsoft Office 2000 (upis licence) ili ukloniti program Microsoft Office 2000
• ponovno instalirati program Reflection, verzija 8, koji sadrži i komandnu datoteku COBISS

Spisak štampača koje podržava programska oprema COBISS možete naći na adresi: http://vbshome.vbs.rs/sr/preporuka_za_opremu/stampaci.asp.